از تکنیکهای بیستگانه استفاده کنید
در زیر بیست تکنیک کاربردی مدیریت زمان برای مدیران بیان شده تا راهگشای مقوله کمبود وقت مدیران و استرس ناشی از آن باشد:
1-
اولویت کارها را مشخص کنید: با اولویتبندی درست کارها آنها را به ترتیب
فهرست کنید و برای انجام آنها اقدام نمایید. اولویت بندی، اولین گام اصلی
در جهت مدیریت زمان است.
2- تفویض اختیار کنید: واگذاری کارها به افرادی
که شایستگی و توانایی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم کردن
مقداری وقت آزاد است اما توجه داشته باشید که در این مهم ضروری است که حیطه
اختیارات و مسوولیت فرد را مشخص کنید به طوری که اختیارات وی با مسوولیت
وی متناسب باشد. امضا کردن موارد روزمره مانند فرمها و فاکتورهای روزانه
از جمله مواردی است که شاید بتوانید روی تفویض آنها فکر کنید.
3-
استفاده از فناوری را جدی بگیرید: به جای ملاقاتهای حضوری و نیز در جهت
تسریع گردش درخواستها و مکاتبات اداری از امکاناتی مانند تلفن، فکس،
ایمیل، سیستم دبیرخانه مبتنی بر شبکه (paperless)، نرمافزار SharePoint و
برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده کنید.
.
.
.
در زیر بیست تکنیک کاربردی مدیریت زمان برای مدیران بیان شده تا راهگشای مقوله کمبود وقت مدیران و استرس ناشی از آن باشد:
1-
اولویت کارها را مشخص کنید: با اولویتبندی درست کارها آنها را به ترتیب
فهرست کنید و برای انجام آنها اقدام نمایید. اولویت بندی، اولین گام اصلی
در جهت مدیریت زمان است.
2- تفویض اختیار کنید: واگذاری کارها به افرادی
که شایستگی و توانایی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم کردن
مقداری وقت آزاد است اما توجه داشته باشید که در این مهم ضروری است که حیطه
اختیارات و مسوولیت فرد را مشخص کنید به طوری که اختیارات وی با مسوولیت
وی متناسب باشد. امضا کردن موارد روزمره مانند فرمها و فاکتورهای روزانه
از جمله مواردی است که شاید بتوانید روی تفویض آنها فکر کنید.
3-
استفاده از فناوری را جدی بگیرید: به جای ملاقاتهای حضوری و نیز در جهت
تسریع گردش درخواستها و مکاتبات اداری از امکاناتی مانند تلفن، فکس،
ایمیل، سیستم دبیرخانه مبتنی بر شبکه (paperless)، نرمافزار SharePoint و
برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده کنید.
4- از خدمات بانکداری الکترونیک
استفاده کنید: معمولا با یک بار مراجعه به بانک خود و ارائه یک درخواست
میتوانید از این خدمات ارزنده استفاده کنید و بسیاری از امور بانکی و
پرداختهای خود را در منزل یا محل کار و از طریق اینترنت انجام دهید و
ناچار نباشید که در هفته ساعاتی از وقت ارزشمند خود یا کارمند شرکت را در
صف بانک تلف کنید.
5- مراجعان را مدیریت کنید: منشی یا مسوول دفتر خود
را توجیه کنید که برای چه کسانی وقت ملاقات گذارد و چه کسانی را به فرد یا
قسمت دیگری راهنمایی کند چون لزومی ندارد که شما راه حل همه مراجعان باشید.
همین نکته را در خصوص وصل کردن تماسهای تلفنی هم یادآور شوید.
6-
گفتوگوهای تلفنی را مختصر کنید: اگر قصد دارید به همکاری تلفن کنید که
فکر میکنید ممکن است با صحبتهای نامربوط وقت شما را بگیرد برای آنکه
مطمئن باشید که پرچانگی نمیکند میتوانید دقایقی پیش از ساعت نهار یا زمان
حرکت سرویس تماس بگیرید؛ در ضمن لزومی ندارد در طی روز هر بار که به
همکاری تلفن میزنید احوالپرسی خانوادگی کنید به اصل مطلب بپردازید.
7-
سیستم بایگانی مناسبی داشته باشید: با داشتن یک سیستم بایگانی نامرتب که
نظم منطقی و مشخصی در نگهداری مکاتبات ندارد، هم فضایی را بیهوده اشغال
کردهاید و هم در هنگام لزوم به دردتان نمیخورد؛ پس با توجه به نوع کسب و
کاری که دارید سیستم بایگانی مناسبی را پیشبینی کنید. برای این منظور
میتوانید از زونکنهایی با رنگهای مختلف استفاده کنید؛ مثلا زونکن قرمز
برای نامههای ارسالی، زونکن زرد برای نامههای دریافتی و زونکن آبی برای
فاکتورهای خرید؛ تا در هنگام لزوم به سرعت بتوانید زونکن مورد نظر را
بیابید. در خصوص پروندهها نیز میتوانید از همین شیوه استفاده کنید و از
پوشههایی با رنگهای متفاوت برای موضوعات مختلف استفاده کنید. ضمن اینکه
اگر قرار است پوشهها را داخل فایلهای کشویی قرار دهید، میتوانید از
پوشههایی که دارای برچسب پلاستیکی برای نوشتن عنوان هستند، استفاده کنید
تا مجبور نشوید برای پیدا کردن یک پوشه همه پوشههای کشو را خارج کنید و
ورق بزنید.
8- با سیستم بایگانی آشنا باشید: با چگونگی نگهداری مکاتبات
در بایگانی مربوط به خود آشنا باشید تا در صورت نبود یا مرخصی منشی، گرفتار
نشوید و بتوانید به سهولت آنچه را که میخواهید پیدا کنید.
9- بایگانی
را ساماندهی کنید: هرچند وقت یکبار بایگانی خود را بررسی نمایید و مکاتباتی
را که دیگر نیازی به نگهداری آنها نیست بیرون بیندازید. چنانچه امور
بایگانی شما را منشی برعهده دارد از او بخواهید که این کار را با نظارت شما
انجام دهد.
10- از خواندن مطالب بیهوده و نامربوط پرهیز کنید: وقت خود
را صرف خواندن همه مطالب روزنامه نکنید. اگر علاقهمند به مطالعه مقالات
اقتصادی هستید میتوانید به منشی خود بگویید که مقالات اقتصادی روزنامه را
برایتان مشخص کند یا به جای اینکه کل مجله را به شما بدهد همان صفحات را
کپی گرفته و بدهد. به جای اینکه مجله را بایگانی کنید مقالات مورد نیاز آن
را جدا کرده یا از آنها کپی کرده و نگهدارید. قبل از ورق زدن و مرور یک
مجله یا کتاب حتما فهرست عناوین را ببینید شاید اصلا ارزش ورق زدن را
نداشته باشد.
11- علامتگذاری نکات مهم را فراموش نکنید: وقتی نامه
درخواست یا گزارشی را میخوانید جملات و عناوین مهم را مشخص کنید تا در
بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و
بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.
12- در مسافرت کارتان را رها
نکنید: زمانی که در مسافرت هستید مسوولیت خود را به شخصی واگذار کنید که
بتواند در نبود شما به نامهها و مکاتبات پاسخ مناسب دهد. در این خصوص لازم
است که به طور دقیق حیطه اختیارات او را مشخص کنید که به چه نامههایی
پاسخ دهد و چه مواردی را برای شما نگهدارد تا خود شما رسیدگی کنید.
13-
مخاطبان خود را در دسترس داشته باشید: مشخصات ضروری افرادی را که ممکن است
نیاز به تبادل ایمیل با آنها داشته باشید در قسمت مخاطبان (contacts)
صندوق پستی خود ذخیره نمایید. مواردی مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سایت و
ایمیل از این جمله هستند. استفاده از این امکان کمک میکند که در زمان
ارسال نامه، ناچار به تلفن کردن و پرسیدن آدرس ایمیل نباشید.
14- برای
وقت خود ارزش قائل باشید: اجازه ندهید که دیگران وقت باارزش شما را تلف
کنند. در مقابل افرادی که با دردودل و حرفهای حاشیهای میخواهند وقت شما
را تلف کنند هوشیار باشید و با لحنی مودبانه بگویید که در حال حاضر گرفتار
هستید و فرصت شنیدن صحبتهای آنها را ندارید. در ضمن سعی کنید مذاکرات
کوتاه و چند دقیقهای را بطور ایستاده انجام دهید؛ بنابراین وقتی کسی برای
این منظور نزد شما میآید از پشت میز بلند شوید و ایستاده صحبت کنید؛ باور
کنید که در کوتاه کردن صحبت و صرفهجویی در وقت بسیار کارساز است.
15-
خود را درگیر جزئیات اجرایی نکنید: مدیر هر چه بیشتر درگیر کارهای اجرایی
باشد کمتر فرصت تفکر و برنامهریزی دارد. به عنوان مدیرعامل، قائم مقام یا
مدیرکل یک سازمان لزومی ندارد که بیش از اندازه در جزئیات اجرایی ریز شوید و
به آنها توجه کنید. این کار نه تنها موجب میشود که پرسنل خود را روباتی
تصور کنند که از خود اختیاری ندارند، بلکه شما را از وظایف اصلی خود دور
میکند.
16- جلسات را کوچک و جمع و جور برگزار کنید: از آنجا که معمولا
تشکیل جلسه در سطح مدیران سازمان دشوار است از آن به عنوان آخرین گزینه
استفاده کنید. جلسات متعدد و طولانی، وقت و انرژی ذهنی زیادی از مدیر
میگیرد. هر قدر که تعداد افراد جلسه بیشتر باشد دستیابی به نتیجه و جمع
بندی دشوارتر میشود. پس ابتدا در مورد ضروری بودن تشکیل جلسه به یقین
برسید و بعد هم تا حد امکان جلسه را بزرگ نکنید.
17- اصول جلسات بزرگ یا
مهم را در نظر داشته باشید: جلسه حتما دارای دستور جلسه باشد، دستور جلسه
حداقل یک روز پیش از برگزاری جلسه به دست مدعوین برسد، در دستور جلسه زمان
شروع و پایان جلسه را مشخص کنید و حتی اگر امکان دارد حداکثر زمان هر بند
از دستور جلسه را هم معین کنید تا افرادی که قرار است در آن مورد صحبت کنند
زمان را مدنظر داشته باشند، موضوعات را برحسب اولویت در دستور کار قرار
دهید، از رییس یا دبیر جلسه بخواهید که مدیریت زمان جلسه را برعهده داشته
باشد و اجازه ندهد که افراد با مرور حرفهای تکراری و خارج از موضوع، وقت
جلسه را بگیرند، فقط افراد مرتبط به موضوع جلسه را دعوت کنید، نسبت به حضور
به موقع در جلسه مقید باشید و دیگران را هم از این موضوع آگاه کنید.
18-
زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاکرات کاری به شکل
غیررسمی است. اصطلاح صبحانه کاری و ناهار کاری که مدتی است رایج شده دلالت
برهمین موضوع دارد، پس سعی کنید از این فرصتها به خوبی استفاده کنید. شخصا
از زمان صرف ناهار استفاده زیادی میبرم و بسیاری از گفتوگوهای کاری را
حین صرف ناهار انجام میدهم. به تجربه دریافتهام که احتمال مقاوت و مخالفت
در این زمان کمتر است.
19- زبان بدن را یاد بگیرید: با آموختن زبان بدن
(body language) میتوانید در مذاکرات یک گام جلوتر باشید؛ چرا که بیش از
نیمی از پیامهای ارتباطی انسانها به وسیله حرکات بدن منتقل میشود. با
درک صحیح از طرز نشستن، ایستادن، نگاه کردن و صحبت کردن طرف مقابل
میتوانید رفتار و گفتار خود را در جهت متقاعد کردن وی عوض کنید و بدین
ترتیب در زمان کوتاهتری به نتیجه برسید.
20- یادگیری مدیریت زمان را
توصیه کنید: پرسنل خود را تشویق کنید که تکنیکهای مدیریت زمان را بیاموزند
و آن را در عمل به کار گیرند؛ چرا که اگر آنها بتوانند زمان خود را بهتر
مدیریت کنند شما هم از فواید آن بهرهمند میشوید و امکان تفویض کار مهیا
میشود.
فراموش نکنید که مدیریت زمان، هسته اصلی مدیریت زندگی (life
management) است، پس در مورد خودتان واقعبین باشید. اگر انجام کارهای زیاد
و بیش از توانایی خود را قبول کنید به زودی دچار استرس و اضطرابی خواهید
شد که سلامتی روحی و جسمی شما را تهدید میکند و به ناچار باید پولی را که
به واسطه تلاش سخت و بیشتر کسب کردهاید خرج درمان خود کنید؛ بنابراین حد و
مرز ظرفیت خودتان را بشناسید و به آن احترام گذارید.
منبع : روزنامه دنیای اقتصاد شماره ۲۲۰۴
سلام
به نظرم این مقوله مدیریت زمان جزء باارزشترینها در امر مدیریته ولی متاسفانه به خاطر طولانی بودن این متن من فقط تونستم چند تا این نکته هارو بخونم ولی تقریبا تعدادی رو هم که پراکنده خوندم یاد یه مطلبی افتادم که تو اون از چگونگیه کار کردن بیل گیتس تو دفتر کارش صحبت شده بود که تو اکثر این دو نوشته شباهتای زیادی دیده میشه.ولی سعی میکنم هر بار که وبلاگتون سر میزنم بقیه قسمتهاش رو بخونم تا بتونم چه الان چه در اینده ازشون استفاده کنم تا مجبور نشم به این نتیجه برسم که چه زود دیر میشود
ممنون از مطلب مفیدتون
موفق باشید
۱
- بین کار و زندگی تعادل برقرار کنید.
2- برای تندرستی و سلامتی جسم و روانتان به طور جدی برنامهریزی کنید.
3- از یکبعدی بودن بپرهیزید!
4- کارهایی را که باید انجام بشوند و نیز آنهایی را که لزومی به انجامشان نیست، مشخص کنید.
5- اموری را که نیاز به حضور و نظارت مستقیم شما ندارند، به یک فرد مطمئن و لایق بسپارید.
6- از راهنمایی خواستن و راهنمایی کردن دیگران دریغ نکنید.
7- از پرگویی بپرهیزید تا بیشتر بیاموزید.
8- خطمشی زندگیتان را تعیین کنید.
9- زمان و همچنین مکانهایی را برای خلوت و آرامش خود برگزینید.
10- از فواید کار گروهی بیبهره نمانید.
11- خودتان را دستکم نگیرید.
12- به هدف خود ایمان داشته باشید.
13- به حرکات خود سرعت ببخشید.
14- زیرکتر و هوشمندانهتر عمل کنید.
15- رفتارها و واکنشهایتان را در روابط و شرایط بهتر کنید!
16- وقتی بیخواب میشوید، مراقبه کنید!
17- به خاطر موارد بیاهمیت یا کماهمیت، انرژیتان را تلف نکنید.
18- تندخوانی را بیاموزید.
19- وقت خود را برای مجاب کردن دیگران هدر ندهید.
20- هر چیزی را سر جای خودش بگذارید تا دنبال آن نگردید.
21- همیشه سراغ افرادی بروید که در کار خود استاد باشند، حتی اگر مجبور باشید بهای بیشتری بپردازید.
22- اگر مشکلی پیش آمد به دنبال علت آن بگردید، نه مقصر.
23- مسوولیت تمام چیزهایی را که تا به حال پیش آمده بر عهده بگیرید!
24- نگرانیهایتان را رها کنید. فکر کردن به آنها زمان و انرژی زیادی میگیرد.
25- از تجربیات دیگران استفاده کنید و تجربههای ناموفق آنان را تکرار نکنید.
26- از موثر بودن کاری که میخواهید انجام دهید اطمینان پیدا کنید.
27- برای انجام کار مورد نظر برنامهریزی داشته باشید.
28- موارد مهم را از موارد جزیی جدا کنید.
29- تمام قوایتان را به کار گیرید.
30- دو روز را در زندگی باید نادیده بگیرید: دیروز و فردا. امروز را دریابید.
31- برای ملاقاتهای کاری یا دوستانه زمان مشخصی را تعیین کنید.
32- تمام تلاشتان را بکنید و برای رسیدن به جواب این شش "چ" صبور باشید: چه کسی؟ چه چیزی؟ چه جایی؟ چه وقتی؟ چه جوری؟ چرا؟
33- هر خواسته و هر کار شما باید واضح و روشن باشد.
34- انگیزه خود را برای رسیدن قوی کنید.
35- هدف شما باید خاص خودتان باشد.
36- مشخصات یک هدف خوب به این قرار است: دستیافتنی، ملموس، مناسب شخص، و زماندار.
37- حتما حتما حتما برای همسرتان وقت بگذارید.
38- حتما حتما حتما برای بودن با فرزندانتان و رفع نیازهای آنان وقتی را اختصاص دهید!
39- قدردان و شکرگزار باشید.
40- کارها را پیچیده نکنید. سادهسازی را تمرین کنید!
41- شرایط را تحت کنترل داشته باشید.
42- در انتخاب خود دقت داشته باشید.
43- درست و بهموقع تصمیم بگیرید.
44- به امورتان نظم و ترتیب بدهید.
۴۵- سعی کنید همیشه محیط اطرافتان منظم باشد.
46- مطمئن شوید که اطرافیانتان اهداف و آرزوهای شما را درک کرده و پشتیبان و مشوق شما هستند.
47- برای کمک در انجام مسوولیتهای خانه برنامهریزی کنید.
48- بعضی وقتها برای سرعت بخشیدن به کارها باید کمی سرعت را پایین بیاورید.
49- افسار ذهنتان را به دست بگیرید.
50- وقتتان را صرف تجزیه و تحلیل و ایرادگیری از دیگران نکنید.
51- از کار کردن در روزهای تعطیل بپرهیزید.
52- بهانهتراشی در مورد اشتباهتان اتلاف وقت است. خطای خود را قبول کنید و درصدد جبران آن باشید.
53- برای پیشرفتتان مایه بگذارید.
54- با افراد موفق معاشرت کنید.
55- مهارتهای شخصیتان را بالا ببرید.
56- دنباله کارها را بگیرید و آنها را نصفه و نیمه رها نکنید.
57- متعادل باشید.
58- به هر چیزی از زوایای مختلف بنگرید.
59- از خواب شبانه خود نزنید.
60- صبحها زودتر از خواب بلند شوید.
61- قاطع باشید.
62- از مزایای گفتوگو و مذاکره غافل نمانید.
63- ارتباطات خود را گسترش دهید.
64- جوابگو باشید.
65- دیگران را حمایت کنید.
66- کارتان را بازبینی کنید.
67- اصلاحات را اعمال کنید.
68- نقاط مثبت و قوت همکاران و کارمندانتان را به ایشان بگویید.
69- از آنان تمجید کنید.
70- تشویقشان کنید.
71- خوشبین باشید.
72- رفتارتان مثبت باشد.
73- پولهایتان را برای روز مبادا نگذارید. برای رفاهتان خرج کنید.
74- وقتی در ترافیک میمانید، تنفس عمیق شکمی را تمرین کنید.
75- در مواقع ضروری، از دیگران دستگیری کنید.
76- در اتاق کارتان از رنگ سبز استفاده کنید زیرا موجب افزایش تمرکز میشود.
77- میگویید "باشد برای بعد؟!" همین امروز انجامش دهید.
78- مسایل کلیدی را در نظر داشته باشید.
79- روشهای مختلف را بیاموزید.
80- نکتهها را چک کنید.
81- حتما در موعد مقرر کارتان را تحویل دهید.
82- برای مشتریهای دایمیتان وقت ویژهای اختصاص دهید.
83- مدام در تکاپو و حرکت باشید: بدون ترس، بدون توقع و مطمئن.
84- به قضاوتهای بیمورد دیگران بیاعتنا باشید.
85- با خواستهها و اهدافتان هماهنگ باشید.
86- عادتهای خوب را در خود پرورش دهید.
87- از محدودیتها و موانع عبور کنید.
88- متوجه باشید که اهداف بزرگ نیازمند وقت هستند. در این راه، تقلب و میانبر امکانپذیر نیست. پس صبور باشید.
89- در این راه از همه چیز لذت ببرید و به خاطر هر موفقیت کوچکی به خودتان پاداش دهید.
90- برای زندگی کردن وقت بگذارید
(برگرفته از سایت مدیر سبز)
سلام اقای بنکداران
با اجازتون من هم اون 90 نکته بالارا گذاشتم که دیگه مطلبتون بشه یک منشور کامل.
موفق باشید